Team coaching – Come organizzare le riunioni aziendali

I mille dubbi delle riunioni: farle o non farle, ne faccio troppe o troppo poche. Sono lunghe, sono corte? Come devo farle e quando? Come le organizzo, come riesco a trascinare i miei dipendenti in riunione quando si rifiutano di partecipare. Che tipo di riunione organizzare? Come la gestisco?

Tecniche di team coaching per organizzare le riunioni aziendali

Molti i dubbi e non a caso, visto che la riunione è uno dei momenti strategici della vita d’azienda, a volte troppo usato ed altre volte totalmente dimenticato.
La novità di questi anni, sempre più frequente nelle aziende e negli studi professionali di piccole dimensioni, dove il personale è sovraccarico di lavoro, è che neanche si fanno, perché i dipendenti si rifiutano di partecipare, interpretando la riunione come una perdita di tempo.
Strumento di gestione, ma anche di motivazione del gruppo e di presa delle decisioni, al punto che sono state studiate tipologie particolari di riunioni, che si organizzano con tecniche di team coaching per giungere a risultati sempre migliori.

Cos’è una riunione e a che serve

Iniziamo dall’inizio, cioè a mettere a fuoco cosa è una riunione.
Una riunione è lo strumento principale per gestire i gruppi di lavoro ed i progetti, cioè quei lavori complessi che sono la risultante del contributo di molti soggetti e non di un singolo individuo.

A che servono le riunioni?
Le riunioni servono a prendere decisioni condivise tra i diversi soggetti che cooperano sullo stesso progetto e che arricchiscono la conversazione e l’analisi con la visione complessiva dal proprio punto di vista. Più facile e tempestiva diventa la scelta, dunque, se in contemporanea riusciamo a valutare i tanti aspetti e le diverse angolature, confrontando esigenze, opportunità e orientamenti di ognuno, tutti insieme e nello stesso momento.

Business coaching sulla leadership e motivazione del personale

La riflessione sulle riunioni non può prescindere dal citare Sarah Cooper, ex manager Yahoo e Google, che ha aperto un blog – thecooperreview.com – divertente ed ironico, in cui racconta i retroscena della vita d’ufficio. Ti consiglio di andarlo a vedere, poiché in modo molto spiritoso fa capire come il meeting, perché così lo devi chiamare per apparire “figo”, possa essere l’occasione per mostrarsi, farsi vedere, sembrare intelligente, attento e sveglio, dunque fare carriera, usando gli stratagemmi che suggerisce, anche quando . . . non lo sei!
Sorrisi a parte, gli studi sulla leadership e sulla motivazione delle persone è andata avanti a studiare tipologie di riunioni che diano risultati sempre più potenti ed immediati.

Il team coaching per le riunioni

Si è così arrivati ad usare le tecniche di team coaching, cioè coaching applicato ai gruppi di lavoro.
Lo scrittore statunitense John Katzenbach fornisce la seguente definizione di team:

“Il team è un gruppo ristretto di persone, con competenze e capacità complementari. Tutti operano per un fine comune con obiettivi di prestazioni e approcci condivisi.”

Il team coaching è quindi coaching applicato ai gruppi di lavoro per potenziarne l’efficienza, attraverso la migliore gestione delle dinamiche interne allo stesso gruppo.
Il team coaching è così efficace che può essere applicato a qualsiasi gruppo, dal team soci ai diversi reparti aziendali fino al Consiglio d’Amministrazione.
Il Team coaching è un intervento progettato in modo tale da far contribuire ogni soggetto, al massimo delle sue potenzialità in ogni aspetto sia preso in considerazione durante la stessa sessione.
Il primo aspetto che è condiviso è l’obiettivo aziendale, che è indagato, analizzato e sviscerato in ogni dettaglio con il contributo di ogni partecipante.
Una volta perfezionato l’obiettivo aziendale da raggiungere, ogni partecipante elabora il proprio piano d’azione per far sì che il fine sia raggiunto nei tempi definiti. Questo avviene con un processo di ragionamento individuale a voce alta, che aiuta la riflessione anche degli altri, che imparano dai dubbi e dalle considerazioni altrui. Avviene anche grazie all’assunzione delle responsabilità proprie, che meglio si inquadrano nel puzzle del team e del progetto, e al miglioramento della comunicazione e della condivisione tra i soggetti, che così aumentano il livello di fiducia proprio e altrui, mettendolo a servizio del gruppo.

Quali sono i vantaggi del team coaching?

Evidentemente molti, se l’80% delle aziende ha già previsto la formazione su questa pratica ai leader, secondo la ricerca condotta dall’Istituto di Leadership e Management.
I benefici consistono nell’incoraggiare il team:

1. alla pro-attività;
2. alla valutazione ed identificazione di obiettivi raggiungibili;
3. al riconoscimento dei punti di forza e delle aree di miglioramento.

Tanti i vantaggi.

Gestire una riunione: esercitare la leadership

Come affrontare allora situazioni come quella di Domenico, nome immaginario, che mi racconta:

 “Non riesco a fare le riunioni, perché i miei dipendenti si rifiutano di farle. Le vedono solo come perdita di tempo.”

La riunione è anche il momento in cui il leader deve esercitare la leadership. È in questa situazione che dimostra il suo stile ed il suo potere di direzione e di controllo.
Ci sono diversi aspetti dietro il non poter affermare in modo fermo che la volontà del titolare è una e non sindacabile, a meno che tu non sia così persuasivo da convincerlo della tua idea.
Ci può essere la paura del doversi imporre, così come la paura del parlare in pubblico, che trascina con sé la paura del fallimento: il peso del giudizio altrui, sempre lì che incombe. E se non riesci a distaccarti dal giudizio altrui, puoi correre il rischio di bloccarti e subire la decisione dei dipendenti.

Anche Domenico ha provato questi stati d’animo. Una volta indagati nel nostro percorso di crescita, Domenico si è reso conto che anche il suo modo di relazionarsi alla sua struttura non era funzionale all’affermazione della propria leadership.
Preso atto e reso consapevole di alcuni comportamenti disfunzionali, Domenico esprime gratitudine con una battuta ironica:

“Hai ragione coatch . . . o coach? Va bene, coatch, qualsiasi cosa sia!”

E se ne va.

I benefici del team coaching

Tanti gli aspetti che possiamo affrontare nel percorso di crescita individuale di business coaching ai leader oppure ai titolari o ai responsabili dei gruppi: dalla gestione delle riunioni fino alle sessioni di Team coaching, passando per stili di leadership e autorevolezza.
Se vuoi potenziare la collaborazione ed i risultati dei dipendenti, se vuoi motivarli e renderli partecipi delle scelte aziendali, allora il Team coaching porta benefici elevati e senza confronti, di gran lunga superiori anche alle sessioni di Team building. Questo perché l’oggetto delle sessioni di Team coaching sono le questioni reali che le persone devono affrontare per portare avanti il lavoro e non situazioni ed esercitazioni simulate su contesti di fantasia.
E su quelle ci si impegna e si organizzano piani di avanzamento lavoro, che saranno verificati all’incontro successivo. Vale a dire: il lavoro quotidiano che procede in avanti.