Come gestire un incarico nuovo

Cosa significa ruolo manageriale? Come reagisci ad un nuovo incarico? Come ti organizzi se ti affidano un ruolo manageriale e non sai cosa significa? Ti fai prendere dalla paura o la sfida ti sprona a fare? E cosa fai? In quale direzione e nei confronti di chi?

Quando ci danno un incarico nuovo senza troppe spiegazioni, il sentimento che potrebbe prevalere nell’immediatezza potrebbe essere:

  • la paura di non essere in grado;
  • il dubbio di deludere le aspettative altrui;
  • la conseguente delusione e senso di frustrazione che arriva direttamente a noi stessi.

Tutto questo ci blocca e ci conduce ad uno stato di confusione mentale, che non aiuta a trovare la strada. Se ti riconosci in questa situazione, leggi questo articolo che ti può dare qualche utile suggerimento.

 

Gestire un incarico nuovo: se il predecessore dichiara forfait

Liliana è una donna di mezza età, responsabile commerciale di una filiale di una delle agenzie di lavoro interinali più importanti d’Italia. È una donna brillante, molto sorridente, sprizza simpatia da tutti i pori. Ha la battuta sempre pronta, Liliana, battute che accompagna con fragorose risate che ti si attaccano addosso, mettendo il buonumore. Insomma è quel tipo di persona che definiamo piacevole e spassosa, che ha anche idee chiare, un’interessante capacità di analisi delle situazioni ed ottimo problem solving.

Caratteristiche che aiutano nella progressione di carriera ed infatti questo avviene, anche se con modalità di difficile interpretazione per Liliana.

Un giorno, infatti, il suo nuovo responsabile con funzione di Area Manager, le fa una telefonata di cui lei non riesce a capire il senso e che la mette in un forte stato di disorientamento e frustrazione. Dopo tante conversazioni al telefono e riunioni, in cui ha messo lei ed i suoi colleghi sotto pressione, perché gli obiettivi numerici non vengono raggiunti, perché li vede spenti e demotivati, non sorridono più e non rispondono neanche più alle sue sollecitazioni, il manager le dice che, avendo realizzato che lui non è riuscito nel suo ruolo manageriale, chiede a lei di assumerlo al suo posto ed affida a lei il compito in cui lui ha fallito, cioè:

  • motivare la struttura;
  • creare un clima aziendale diverso, collaborativo e di condivisione, che porti nel tempo a quegli obiettivi numerici, al momento così lontani.

 

Dubitare di essere all’altezza: perchè?

Liliana è confusa. Non capisce il senso della definizione di ruolo manageriale e quindi dubita fortemente di poter essere in grado, lei, di risolvere la situazione dove lui è mancato. Le tornano in mente in un istante i tanti scontri verbali avuti con lui, che ha una visione e valori molto diversi dai suoi, addirittura opposti.

Si sente arrabbiata, molto arrabbiata ora e per di più fregata.
È delusa dal fatto che tutti gli scontri avuti con lui non lo hanno fatto cambiare visione, né comprendere le motivazioni della diversità delle opinioni; ed ora ricade su di lei l’onere di risolvere la situazione che lui stesso ha creato e che è drammatica: i colleghi con cui c’era un clima fortemente collaborativo sono ora uno contro l’altro, ognuno è teso a difendere se stesso ed ognuno rema per proprio conto senza avere più la direzione comune.

Non riesce a pensare ad altro che alle arrabbiature e non riesce a sentire altro, oltre il senso di impotenza che la pervade.
Che faccio? Che posso fare? Come posso riuscire in ciò dove lui ha sbagliato e che ha anche contribuito a generare?

 

Il senso della delega

Un po’ per volta Liliana riprende il controllo della situazione, analizzando e re-interpretando alcune situazioni, rivedendo con altri occhi alcuni passaggi e dando significato nuovo ad alcuni termini, non spiegati, che il suo responsabile ha usato con lei.
Comprende alcuni significati che non le sono così chiari. Comprende che il responsabile ha dichiarato a lei il proprio fallimento e che conta su di lei per risanare la situazione.

Non era chiaro questo nella mente di Liliana, bloccata dall’arrabbiatura e mano a mano che l’arrabbiatura si dissolve, lascia spazio alla riflessione ed apprezza il senso della delega.

Di fatto è il massimo riconoscimento che arriva dal suo responsabile nei suoi confronti e questo la spinge a riflettere fino ad identificare un piano di lavoro che la porta ad operare in tre diverse direzioni:

  1. il gruppo dei collaboratori;
  2. il suo responsabile;
  3. se stessa.

E finalmente … i risultati arrivano! In una prima fase come miglioramento del clima aziendale e poi anche degli obiettivi numerici che l’azienda chiede.

Se ti sei rivisto in questa situazione e desideri intraprendere un percorso di consapevolezza su questi temi del business coaching, è possibile contattarmi via email scrivendo a info@lauramarinelli.it.

Lasciare l'azienda di famiglia

Cosa accade quando due generazioni si confrontano su questioni importanti come il futuro dei giovani e quello delle aziende familiari costruite dai genitori oppure della sopravvivenza stessa delle aziende?

Lasciare l’azienda ai figli: le paure

Il titolo non è messo lì a caso. È proprio la dichiarazione che mi ha fatto Lucio, fondatore di un’impresa oggi di successo, e che per arrivare a questa situazione ha avuto tante traversie e difficoltà.
È un uomo che si è fatto da solo, con i genitori e gli amici che, da giovane quando ha fondato la sua azienda, gli dicevano:

“Ma chi te lo fa fare?”

Visto che all’epoca potevi facilmente fare il dipendente.

La sua tenacia, la sua determinazione, la sua costanza lo hanno fatto partire e portare la sua azienda ad una posizione di prestigio a livello nazionale.
Ha i due figli in azienda già da parecchi anni. Ognuno ha il suo ruolo apicale e tutti e tre fanno parte del consiglio d’amministrazione. Ora Lucio inizia a pensare di lasciare totalmente le redini dell’azienda in mano ai figli, ma non è tranquillo. Anzi, ha proprio paura.
Di cosa? Li vede poco collaborativi, anzi quasi in competizione tra loro, in una gara a chi può prendersi prima il riconoscimento del padre.
Lucio è dilaniato. Vuole bene ad ambedue i figli, eppure gli si spezza il cuore nel vederli nervosi, irrequieti, sempre insoddisfatti ed agitati nelle riunioni dove sono tutti e tre presenti.

Lucio ha paura.

“Quanto ci metteranno a distruggere l’azienda e la solidità che ho costruito in tanti anni?”

chiede, sapendo che non c’è risposta.

 

Continuare l’attività di famiglia

Ci possono essere tanti aspetti da valutare dietro una  situazione di questo tipo, tra cui, anche, i rapporti familiari di ciascun componente della famiglia con ognuno degli altri.
La complessità c’è, ma quando inizi a rasserenare gli animi su un ambito, anche fosse quello lavorativo, la persona ne guadagna in ogni aspetto della propria vita.

Gli incontri di coaching di gruppo portano i risultati sperati. Lucio, e non solo lui, ma anche ognuno dei figli, si allineano su una nuova modalità di relazione tra loro e diventano molto più sereni. Arriva un po’ per volta la serenità, mano a mano che ognuno di loro affronta nelle riunioni con gli altri familiari le questioni più delicate, ed insieme valutano le alternative e le scelte da intraprendere. Scoprono il valore dell’essere insieme e non da soli. Scoprono che il gruppo può portare a risultati maggiori della somma dei singoli contributi ed aprono il cuore agli altri componenti della famiglia.

 

Business coaching “familiare”

Lucio ora è contento! Finalmente sono insieme, veramente insieme a gestire le situazioni complesse, e non è più preso dal dubbio se allontanare i figli dall’azienda, per salvaguardarne la sopravvivenza. I figli sono con lui e lo supportano.

Anche i figli sono soddisfatti. Anche per loro avere finalmente il proprio spazio, la propria considerazione, il proprio ruolo ed il proprio riconoscimento dà pace e serenità. Non è più la lotta quotidiana a conquistare chissà cosa. È la famiglia, che si muove insieme con l’azienda, per sfide future sempre più allettanti. Insieme, però!

Prendersi cura di un cliente… debitore!

L’emergenza sanitaria di questo periodo obbliga tutti noi a stili di vita eccezionali. Anche gli imprenditori devono fronteggiare le difficoltà, ricorrendo a misure stra-ordinarie come le casse integrazioni. A fianco degli imprenditori ci sono i consulenti del lavoro, da una parte oberati di pratiche da adempiere e dall’altra desiderosi di prendersi cura dei loro clienti, pur bisognosi di recuperare i crediti pregressi. Come fronteggiare tutto ciò? Ecco come abbiamo risolto.

Seguo da anni un consulente del lavoro. In genere il tema è la gestione dei dipendenti e dei collaboratori. È una persona paziente ed equilibrata, che sa trattare in modo pacato, perché lui è proprio così, con tutti. Questa sua caratteristica è esattamente ciò che ci vuole nelle trattative tra sindacati, dipendenti e datori di lavori.

Mi chiama qualche giorno fa e mi racconta che il suo studio è oberato di pratiche da presentare all’Inps per le casse integrazioni, a seguito dell’emergenza sanitaria del COVID-19. Così lui ed i suoi dipendenti e collaboratori, collegati in smart working, quindi senza la possibilità del meeting in presenza, devono fronteggiare questo periodo così incerto, in cui ogni cliente ed ogni dipendente delle aziende clienti li chiama per essere rassicurato. In aggiunta ci sono le pratiche di cassa integrazione, che sono diverse per i vari settori merceologici, e loro hanno clienti in tanti settori diversi. Ci siamo confrontati sul come organizzare al meglio per i suoi dipendenti e collaboratori le procedure per presentare i documenti all’Inps.

 

La consulenza in smart working

Nelle occasioni di confronto telefonico, anche noi in smart working, affrontiamo anche un’altra questione, ancora più delicata. Da una parte c’è la volontà del consulente del lavoro che vuole andare incontro ai suoi clienti e che ha deciso che posticiperà il pagamento di queste pratiche a dopo l’estate, e dall’altra la necessità di recuperare i crediti pregressi, boccata di ossigeno per andare avanti ed essere in grado anche lui, di onorare i suoi impegni nei confronti dei dipendenti e dei fornitori.

Certo, il mondo perfetto prevede che ogni imprenditore onori con puntualità i suoi impegni, così da permettere ai suoi fornitori di poter onorare a loro volta i propri. Ma il mondo è perfetto nella sua imperfezione. E allora, come si può fare per mantenere i propri clienti, pur dovendo chiedere loro di essere puntuali nei pagamenti?

 

Mantenere un cliente e richiedere i pagamenti

Ha preparato un testo in mail, perché così pensa di potersi organizzare: inviando una mail. Poi il dubbio.

Mando una mail per chiedere soldi o no?

Ci confrontiamo su casi reali. La mail è scritta in modo gentile e professionale. Certo non offensiva, ma se tu fossi un cliente fedele da 15 anni che non ha mai saltato un pagamento, ed ora ti trovi in difficoltà per cause non dipendenti da te, ed il tuo consulente del lavoro ti ha appena parlato proprio per mettere in piedi le domande per la cassa integrazione e non ti dice nulla al telefono a proposito dei pagamenti e ricevi una mail, non ti sentiresti un po’ offeso?

Non ti chiederesti

“Come mai non me ne ha parlato un attimo fa al telefono e mi manda invece una mail?”

Ci siamo confrontati su questo caso che per lui è un caso reale, cioè è veramente uno dei clienti da cui deve incassare qualche parcella pregressa, così come su altri casi.

Non c’è mai una soluzione giusta ed una sbagliata. Magari fosse: sarebbe facile! Basterebbe leggere un manuale ed ognuno di noi saprebbe come cavarsela. La realtà è complicata e variegata e per questo anche … bella!

 

Salvaguardare le relazioni

Risultato: abbiamo definito una strategia per gruppi di clienti a seconda delle diverse situazioni. Il confronto lo ha aiutato a focalizzare le diverse casistiche in cui si trovano i suoi clienti e da lì abbiamo sviluppato un piano d’azione per gestire in modo efficace e rapido l’elevata numerosità dei clienti, da una parte prendendosi cura del cliente posticipando i pagamenti, dall’altra salvaguardando la relazione,  e infine tenendo d’occhio le proprie finanze. Il tutto senza incrinare alcun rapporto.

Il consulente si è tranquillizzato a sua volta, avendo trovato un modo che lo fa sentire sereno, intanto, di poter affrontare situazioni delicate, e poi di poterlo fare in “guanti bianchi” e con elevata probabilità di successo.

Perfezionismo e spontaneità - Business coaching

Che accade in noi quando riceviamo un’eredità importante, ma non una delega di pari livello?

Ho affrontato più volte questo genere di ostacoli e la chiave di volta è che ognuno di noi ha bisogno di trovare la sua strada, il proprio stile di fare le cose.
Ci riesci solo se hai al fianco qualcuno che ti sprona a tentare e sperimentare, finché non giungi a ciò che ti soddisfa, a volte anche tornando indietro su scelte fatte in precedenza, e che nel percorso ti fa assaporare il gusto di ciò che ti è riuscito di fare, proprio come lo avresti voluto fare tu!

È quanto accaduto con Giuliano e Caterina (nomi di fantasia), che sono fratello e sorella. Sono figli di un imprenditore che, quando ha deciso di ritirarsi dal lavoro, ha dato loro la gestione dell’azienda in cui i figli già lavoravano da diversi anni. Il padre è sempre lì che osserva e mette bocca sempre meno, perché vede che l’azienda, che lui aveva fondato e sviluppato, viene portata avanti bene dai figli, che riescono a continuare a lavorare per le grandi griffe, da cui sono apprezzati e riconosciuti.

Il fatturato aumenta, i dipendenti sono soddisfatti, così i clienti ed anche i titolari.

Il bisogno di conferme e il desiderio di miglioramento

Perché mi incontrano i figli? Hanno bisogno di conferme, hanno bisogno di sapere che stanno facendo bene; vogliono individuare percorsi di miglioramento per loro personalmente, sia nel gestire i dipendenti, sia i clienti.
Mi raccontano che si sono trovati improvvisamente a fare gli imprenditori e si sono presi la responsabilità sulle loro spalle, ma non sanno come lo stanno facendo. Hanno cioè bisogno di aumentare la propria consapevolezza su ciò che fanno e sul come lo fanno, per poi decidere il se e come evolvere.

Decidiamo per un percorso di 4 incontri individuali di coaching ad ognuno dei due titolari. Questo perché gli incontri individuali permettono una maggiore personalizzazione rispetto anche ai diversi ruoli che ricoprono.
Giuliano è responsabile Commerciale e quindi sono in capo a lui le relazioni con i prestigiosi clienti.
Caterina è responsabile del Design dei prodotti ed è quindi l’anello di congiunzione tra la produzione, quindi le maestranze, e la clientela.

Gli incontri sono stati organizzati a distanza di 3 settimane l’uno dall’altro, per cui il percorso di coaching in 4 mesi, da maggio a  settembre, si è chiuso con i due titolari soddisfatti delle conferme che hanno ottenuto.

Il coaching per lavorare sulla consapevolezza

La scelta degli incontri individuali ha dato loro la consapevolezza e le risposte che stavano cercando, pur percorrendo strade simili (4 incontri ciascuno) ma con modalità diverse, perché ad ogni incontro abbiamo affrontato i temi che i coachee, cioè Giuliano e Caterina, avevano bisogno di verificare.

Gestire l’insonnia e i pensieri negativi: il percorso di Giuliano

Il primo obiettivo che Giuliano ha raggiunto con i 4 incontri è stato di ottenere uno stato di benessere psico-fisico, visto che:

  • aveva difficoltà a dormire;
  • faceva tanti sospiri;
  • entrava nel loop dei pensieri negativi ricorrenti;
  • faceva partire il dialogo interno tetro e pessimista.

Abbiamo intrapreso un programma di benessere, basato su esercizi di respirazione e meditazione veloce, che nel giro di soli due incontri gli ha dato immediatamente la sensazione di star meglio.

Giuliano è riuscito anche ad aumentare la consapevolezza che il proprio benessere personale è quello che poi riversi sui tuoi dipendenti e sui tuoi clienti ed è la chiave per raggiungere l’incremento di fatturato.
L’aumento di fatturato era tra i suoi obiettivi aziendali.
Solo un imprenditore che sta bene ogni giorno è in grado di gestire bene e con serenità l’azienda ed i clienti, un giorno dopo l’altro.

Infine Giuliano ha capito che doveva adottare uno stile di leadership maggiormente basato sulla delega, se non voleva diventare lui stesso il limite alla crescita della propria azienda.

Alla fine dei 4 incontri previsti Giuliano ha commentato la sua esperienza come molto positiva per aver raggiunto la maggiore consapevolezza sull’importanza del sé, proprio in funzione del gestir bene la sua azienda ed ha pianificato il successivo intervento per far crescere un paio di manager all’interno dell’azienda.

Il peso delle responsabilità e il perfezionismo: il percorso di Caterina

Caterina era tra i due la persona che aveva fortemente voluto il percorso di coaching. Era lei ad avere probabilmente più bisogno di confronto per prendere coscienza che il “voler far bene”, valore familiare a cui ambedue si sono ispirati, aveva prodotto i suoi frutti sia nei confronti dei clienti e sia dei dipendenti. Ha sentito di più del fratello il peso del prendersi in carico la responsabilità del diventare imprenditrice, quando fu il momento. Forse questo è stato anche dovuto al fatto di avere un padre autoritario e maschilista, che le aveva lasciato poco spazio nel decidere, ad esempio, come rapportarsi ai dipendenti, rispetto ai quali le aveva imposto uno stile distaccato ed autoritario, che a lei pesava molto. In fondo stava cercando di trovare il proprio stile di fare alcune attività tra cui: come rapportarsi ai dipendenti e ai funzionari dei clienti; avere più spirito d’iniziativa e sentirsi meno legata al giudizio del fratello.

Se l’aspetto che mi aveva colpito in Giuliano era stato il “sospirare frequentemente”, per Caterina era stata l’eccessiva presenza del “sempre” nel suo linguaggio.
Il perfezionismo di Caterina la stava esasperando.
Con ambedue abbiamo fatto esercizi per aumentare la loro consapevolezza su questi aspetti personali di ognuno di loro e così si sono resi conto autonomamente di come, se continui ad alzare l’asta che devi saltare, sei tu stesso a pretendere sempre di più da te. E questo non è sempre positivo, soprattutto in casi come questi, dove sono le stesse persone che tendono a voler fare bene.

Pretendere sempre di più può portare a stati, anche fisici, di difficoltà. Caterina aveva spesso il mal di testa, collegato anche ad alcune patologie mediche, e guarda caso “sempre” di notte quando la testa dovrebbe smettere di pensare e provvedere al riposo.

Anche con Caterina abbiamo fatto un lavoro sul benessere personale in primis e poi sul linguaggio, cioè come lei parla agli altri e come parla a se stessa.

Il risultato raggiunto me lo ha sintetizzato nel seguente modo all’ultimo incontro:

“Mi emoziona che ho avuto proprio quello che volevo, che ho incontrato proprio te, che sei la persona giusta per dirmi che vado bene così, che sono sul pezzo, adatta a questo tipo di lavoro. È vero, lo sapevo già, ma hai bisogno di conferme da altri, che siano al di fuori proprio di tutto. Io avevo bisogno proprio di questo: di conferme. Mi voglio un po’ più di bene ora.”

E finalmente ha riconosciuto che sulle valutazioni dei clienti aveva ottenuto tutti 10, cioè il massimo dei voti.

Il potere della spontaneità

In conclusione dunque la spontaneità conta. Vale per noi, per la nostra dignità personale e per la coerenza con i nostri valori. Vale per gli altri, perché si accorgono quando i nostri comportamenti non sono spontanei. E per essere spontanei bisogna aver sperimentato stili diversi, averli selezionati ed infine aver scelto quello che è più in linea con il nostro cuore!