Come organizzare una riunione difficile con i propri dipendenti

Devo dire ai miei che riduco l’orario di lavoro. Mi aiuti a organizzare la riunione?
Quando sappiamo di dover comunicare notizie che possono danneggiare gli altri, ci possiamo sentire pressati dal senso di colpa e dalla responsabilità delle decisioni gravose.
Come ti senti quando capita a te?
Riesci a distaccarti emotivamente da queste situazioni o la pesantezza della scelta trascina in basso anche te?

Dalla gestione di un fallimento alla conduzione aziendale

Bianca è una donna imprenditrice di mezza età. Ha una piccola azienda ora, una start-up nel settore alimentare con un interessante ed aggressivo progetto di sviluppo.
Ha molta esperienza Bianca, che viene da una famiglia imprenditoriale importante e che ha dovuto gestire il fallimento di un’azienda di tremila dipendenti.
Non si è fatta abbattere, Bianca, e a distanza di pochi anni dalla chiusura della multinazionale, ha avviato la nuova azienda a cui si è dedicata molto, facendo lei, in prima persona, un po’ di tutto finché la struttura era di dimensioni micro.

Ora ha diversi dipendenti, ma la situazione pandemica obbliga anche lei e la sua azienda ad una politica di stop and go, cioè ad andamenti altalenanti tra tempi pieni e tempi ridotti, obbligati da lockdown e misure preventive sanitarie, che limitano fortemente il business con chiusure e riduzioni di orari di aperture dei locali al pubblico.

L’annuncio del nuovo lock-down: gestione dello stress

Ci siamo: è annunciato il nuovo lockdown. Obbligatorie le chiusure alle 18.00 di quei locali che vendono i prodotti dell’azienda di Bianca.
Diventa obbligata la riduzione dell’orario di lavoro per i dipendenti della sua azienda, provocata dalla contrazione di ordini e dunque di vendite che certamente ci sarà.
Bianca non sa come annunciare questa nuova situazione di emergenza, che non è certo nuova.
Sembrava che dopo il primo giro tutto fosse rientrato nella normalità con la pausa estiva di questo anno ed invece arriva il secondo giro di misure restrittive per tutti e dunque anche per le aziende.

È vero, il Governo ha previsto misure a tutela delle aziende, ad esempio la cassa integrazione fino a marzo, ma Bianca sa che quando i suoi dipendenti subiranno la contrazione dell’orario di lavoro sarà già un danno e figurarsi la cassa integrazione.
È dispiaciuta Bianca, sapendo di mettere in difficoltà persone a cui è legata e a cui non vorrebbe nuocere in alcun modo.

Quando procrastinare vuol dire aggiungere danno al danno

Pensa per settimane a diverse soluzioni per evitare le riduzioni d’orario, ma tutti i suoi tentativi si bloccano sull’annuncio delle ultime misure restrittive del Governo.
Non c’è soluzione per ora. Bisogna assolutamente procedere con le riduzioni degli orari di lavoro, almeno ad alcuni soggetti, ed avviare le procedure per la cassa integrazione.

Non ha proprio voglia di organizzare la riunione per annunciare il piano, ma non c’è alternativa. Tutto il paese è in contrazione e Bianca sa di non poter tergiversare, perché la sua lentezza nel prendere decisioni costerebbe parecchio, economicamente, alla sua azienda. E non si possono sommare danni a danni.

Non vorrebbe proprio procedere con questa comunicazione: sa che ci sono le famiglie dietro ai dipendenti; ci sono i figli, i mutui, gli affitti e c’è la vita di queste persone che non può essere organizzata su stipendi troppo bassi. Ognuno ha i suoi impegni ed i suoi problemi economici da gestire.
Le viene da piangere, conoscendo le situazioni difficili di alcuni dei dipendenti e le si incrina la voce quando me ne parla.

Non sa come annunciare queste misure, Bianca, che vorrebbe essere parte del benessere di queste famiglie e che sa che così, invece, diventa parte dei loro problemi.

Come organizzare una riunione difficile con i propri dipendenti

Parliamo di come organizzare la riunione, come presentare la situazione e come cercare di non drammatizzarla. Racconta dei suoi dipendenti, Bianca, di quanto si impegnano, di chi è in difficoltà in qualche situazione. Racconta dei piani che aveva, dei progetti di sviluppo che subiscono i rallentamenti dettati dalla situazione contingente.
Parlare l’aiuta a scaricare tensione, a mettere a fuoco alcune situazioni non del tutto chiare e ad identificare le migliori strategie per parlare ai dipendenti.

Un po’ per volta si rasserena e si tranquillizza. Capisce che non tutto dipende da lei. Ci sono eventi che ci arrivano addosso e su cui possiamo fare ben poco.
Un po’ per volta torna ad essere fiduciosa: tutto il paese è in questa situazione, che durerà – si spera – per qualche mese soltanto.
Diventa consapevole della propria impossibilità di fronte ad eventi superiori e torna ad essere fiduciosa sulla propria capacità di ripensare l’organizzazione dei processi, dei ruoli, delle funzioni e sui nuovi progetti, a cui vuole lavorare nel periodo di minore produzione.

È molto più serena Bianca ora ed affronta la riunione con la spontaneità e l’immediatezza di chi ha studiato una situazione da tutti gli angoli di visuale, inclusi i propri!