Devi parlare in pubblico, magari di fronte ad una platea gremita di persone e non lo hai mai fatto? Inizi a rifetterci e pensi che sia semplice comunicare concetti e messaggi davanti a tante persone? Credi si possa improvvisare, tanto basta essere spigliati? Rimugini e concludi che tanto è sufficiente parlare correttamente la lingua per essere efficaci?

Beh, se così fosse, ti stai sbagliando e di molto, perché tenere le redini di una conferenza è un’azione complessa, che bisogna preparare con cura, saper condurre ed essere pronti a gestire in modo attento gli imprevisti, altrimenti potrebbe rivelarsi un fallimento!

Uno dei momenti cruciali per la buona riuscita è la gestione della platea, che VA(!) gestita se vuoi garantirti il successo e questo sia in riunioni con pochi o tanti partecipanti, sia nel parlare in convegni e congressi, cioè a platee numerose, sia infine se sei un’insegnante e devi gestire la tua aula scolastica.

Per una prima informazione sull’argomento, ti invito a guardare il mio video sul Public Speaking & Key-Note Speaker!

Bene, a questo punto se vuoi gestire efficacemente la tua platea e coinvolgerla, ti saranno utili alcuni consigli … quali? Eccoli qui di seguito.

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 Parlare in pubblico: consigli efficaci da implementare subito

Il talento conta anche nella capacità di comunicare: un carattere estroverso è avvantaggiato rispetto ad uno più timido. Ma, non è tutto e … tutto si migliora!

Una persona che riesce a relazionarsi in modo naturale con il suo interlocutore, parte da una buona base, che comunque non è sufficiente per essere convincenti di fronte ad una platea.

Anche il talento migliore ad un convegno o ad un meeting rischia di fare una brutta figura, se non applica le cosiddette best practices di conferenza, che sono i consigli utili che stai per leggere.

Un altro aspetto importante è l’esperienza che, insieme al grado di preparazione ed all’affinamento delle tecniche, consente anche ai più introversi di potersi migliorare di volta in volta. Quindi, tira un sospiro di sollievo: c’è speranza!

Dopo questa premessa sarai curioso di scoprire come condurre una riunione (indipendentemente dalla sua dimensione) dall’effetto WOW:

Definisci l’obiettivo
● Analizza la platea
● Prepara la relazione
● Manda in onda la relazione
● Invita il pubblico all’azione

Definisci l’obiettivo

Partire con un obiettivo preciso è l’aspetto più importante della fase di preparazione iniziale, perché da questo dipendono tutti gli altri.

Non basta individuare solo l’argomento di cui si vuol parlare, ma va definito cosa vuoi ottenere nella platea a fine conferenza, ad esempio avere chiari i due concetti che vogliamo rimangano impressi. Sapere cosa si vuole ottenere è un fattore determinante per riuscire a gestire al meglio la tua conferenza.

Analizza la platea

Dopo aver definito il tuo obiettivo da raggiungere, considera quale tipo di pubblico ti troverai davanti. Questo punto è davvero importante per poter definire i contenuti della tua relazione.

Quando devo preparare una mia relazione, io mi pongo le seguenti domande e se non ho le risposte, cerco di informarmi dagli organizzatori:

● Che pubblico avrò davanti?
● Un pubblico di esperti o di persone con scarse conoscenze dell’argomento di cui parlerò?
● Per quale motivo dovrebbero seguire la mia presentazione?
● Quale sarà il loro livello di interesse e come sollecitarli, se dovessi vedere che l’interesse scema?
● Cosa si aspetteranno dalla mia relazione?
● Saranno in grado di farmi domande? Se sì, quali?

Questi sono alcuni spunti di riflessione, su cui ti suggerisco di soffermarti, prima di passare alla fase successiva. In base al tipo di platea che prevedi di avere, potresti anche dover rivedere l’obiettivo, per esempio riducendo o alzando il livello dei contenuti. Sei tu che devi scegliere a quale altezza mettere l’asta, sapendo che devono riuscire a saltarla insieme a te!

Prepara la relazione

Dopo aver chiarito:

● Argomento
● Obiettivo
● Tipologia della platea
● Tempistiche, cioè lunghezza della relazione e quanto spazio vorrai lasciare alle domande, che è sempre bene averne

dovrai definire anche:

● Quello che vuoi dire
● Come dirlo

Stila una scaletta degli argomenti da trattare con un filo logico che costruisca il passaggio dall’uno all’altro. La scaletta è utile sia che tu debba parlare a braccio, sia nel preparare la presentazione, nel caso potessi proiettarla.

Per parlare in pubblico in modo ottimale, ti consiglio di pensare all’inizio ed alla fine del tuo discorso, cioè all’approccio con la tua audience, che dovrà indirizzarla verso il tuo obiettivo finale, che sarà esplicitato nella tua conclusione. Io faccio così ogni volta.

Prepara bene tutto il materiale che ritieni necessario: presentazione powerpoint, materiale audio/video e tutto quello che pensi ti potrà servire per aiutarti ad illustrare il tema che tratterai.

Le immagini sono più efficaci delle sole parole, pertanto rappresenta graficamente quanto più possibile e arricchisci il testo con le foto. In un discorso paragoni ed analogie rimangono molto impresse e servono a far comprendere più facilmente l’argomento. Da un immagine a corredo di un discorso, passa automaticamente il messaggio che tu spieghi con le parole!

Una volta pronta la relazione, la devi provare più e più volte, affinché diventi sicuro per averla memorizzata. Inoltre, misura il tempo che impieghi e taglia o allunga per stare nel tempo previsto. E’ importante non sforare il tempo a disposizione per il rispetto degli altri relatori e degli organizzatori. Sappi anche che i tempi delle prove sono sempre più brevi di quelli reali, perché dal vivo parlerai comunque un po’ lentamente per dare a modo agli di seguirti agevolmente. Da ultimo: non leggere soltanto le slide. Quello la gente lo sa fare da sola! O le leggi ed arricchisci l’esposizione con esempi o con altre considerazioni oppure leggi il titolo della slide per te, per sapere di quale argomento parlare ora. Se pretendi di far leggere le slide alle persone in platea, magari scritte con caratteri piccoli, senza aggiungere altro, sappi che l’effetto sonno … arriva!

Manda in onda la relazione

Ecco qualche suggerimento da seguire prima e durante lo show!

Verifica visibilità e audio

Prima di cominciare assicurati che la tua postazione sia ben visibile e l’audio sia adeguato per far sentire la tua voce in tutta la sala. Stessa cosa per il materiale che hai preparato, verifica che lo schermo di proiezione sia abbastanza grande e che le scritte siano ben leggibili dal pubblico. Tutte queste prove possono essere fatte 20 minuti prima dell’inizio a sala vuota, così tu familiarizzi con la sala, con il microfono, con il file che non si apre e con il volume dell’audio. Questa fase pre-show è particolarmente utile per contenere l’ansia del relatore, cioè tu!

Mostra entusiasmo

Una qualsiasi conferenza deve essere affrontata sempre con entusiasmo, mostrando sicurezza e piacere per parte tua di condividere conoscenze con gli altri. E questo lo raggiungi in due modi: il primo è guardando la platea; il secondo è mostrando convinzione. Come pensi di poter essere convincente, se tu stesso appari titubante ed incerto?

Coinvolgi con le domande

Subito dopo la tua presentazione iniziale, rompi il ghiaccio con una domanda, potrebbe essere la cosa migliore per introdurre l’argomento ed attirare l’attenzione rendendo l’audience partecipe sin dall’inizio. È una buona prassi fare domande anche nel proseguo della relazione, in modo da mantenere alto il livello di coinvolgimento. Io uso spesso la seguente frase ”Mi alzate la mani quanti di voi … (ad esempio) conoscono questo argomento?” citando di fatto uno dei due obiettivi con cui voglio farli uscire e così focalizzo la loro attenzione già su uno dei due obiettivi che mi sono posta di raggiungere. Inoltre raccolgo informazioni su quante persone conoscono quell’argomento. A volte segue una seconda domanda di ulteriore dettaglio sullo stesso argomento, in modo da avere maggiori notizie sulle conoscenze in possesso della platea. Porre queste domande ha anche lo straordinario effetto di “svegliare” la platea, soprattutto se tu parli tra gli ultimi, perché invece di costringerli ad ascoltare, per una volta fai parlare loro, anche se solo per attimi.

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Usa il silenzio

Se vedi che il tuo pubblico è distratto, che chiacchierano tra loro e non prestano attenzione, il modo migliore per rimetterlo in riga è quello di interromperti nel parlare e fare silenzio. In questo modo chi sta parlando si rende conto di esser udibile dagli altri e questo li induce a smettere. Altrimenti, puoi chiedere espressamente il silenzio, trovando un modo non offensivo. Io sono arrivata al punto di alzare la mano, guardare in direzione delle persone che chiacchierano e appellarle con un “State con me, per favore?”. Seguito immediatamente dopo il loro silenzio da un “Grazie!”. E non ricomincio finché non c’è silenzio. Della serie: io parlo se a te interessa ascoltare, ma se a te non interessa ascoltare, io non parlo. Il messaggio indotto è: non mi spreco per chi non è interessato. Che lo faccio a fare se non ti interessa? E funziona tantissimo. Basta farlo senza bacchettare ed in genere basta farlo una prima volta e … smettono tutti! Pensate l’efficacia di questo suggerimento in un’aula scolastica, dove mediamente parlano almeno in quattro in contemporanea!

Modula la tua voce

Trova il tuo Tono di voce, che non deve essere né troppo invasivo da saccente, né troppo debole da indeciso. La tua voce andrà modulata secondo il momento della conferenza e l’argomento trattato. Tieni presente che la voce va usata come un evidenziatore, con cui dare enfasi ad una parola o ad un concetto oppure passare velocemente oltre, quando non sei in un momento troppo importante.

Postura

Rivolgiti anche fisicamente sempre verso la platea, guarda il pubblico e non lo schermo di proiezione che probabilmente sarà alle tue spalle. L’ansia del relatore fa sì che spesso, invece di guardare il piccolo schermo del pc, che hai davanti a te e che ti permette di vedere le slides, ti giri a guardare il grande schermo e così dai le spalle alla platea. Questo è particolarmente grave, perché l’essere umano ha una sola bocca sul fronte del viso: se lo giri la voce arriva con un volume molto più basso alle tue spalle. Così gli interlocutori non ti sentono o ti sentono a volume più basso e questo complica l’ascolto.

Muoviti con disinvoltura se non hai il podio, sii rilassato, non giocherellare nervosamente con qualche oggetto e non mettere assolutamente le mani in tasca. Tieni presente che in mano avrai quasi sicuramente il dispositivo per girare automaticamente le slides e questo rappresenta già una buona soluzione per scaricare la tensione.

Segui la traccia preparata

Articola il discorso in modo trasparente secondo quanto stabilito, se vuoi anche dichiarando al pubblico quali sono i punti che compongono il tuo discorso. Aiutati con il materiale che hai preparato (slide, immagini grafiche, video, oggetti) o la scaletta solo per punti, che avrai con te.

Invita il pubblico all’azione

Una riflessione utile: prima di invitare la platea a fare qualsiasi cosa, la devi osservare e capire come sta reagendo. Se noti aria di contestazione, potrebbe convenirti non dare spazio alle domande, ma sappi che le domande sono un grande sistema di rilevazione dell’interesse. Ecco a seguire le indicazioni che sulla base della mia esperienza mi sento di darti.

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Verifica l’effetto sugli ascoltatori

Osserva il tuo pubblico e verifica sempre l’effetto che producono le tue parole sulla platea. Se inizi a vedere l’effetto sbadiglio o cala la palpebra, velocizza il tuo modo di parlare, alza il volume e fai qualche domanda per ri-svegliare l’attenzione del pubblico. Ricordati che l’attenzione dipende dal relatore, cioè tu, e non da altri!
Ripeti più volte i concetti che vuoi far memorizzare
Nel corso della relazione, ripeti più volte i contenuti che vuoi far memorizzare e che sono i tuoi obiettivi personali, che vuoi raggiungere con il tuo discorso.

Mostra disponibilità

Assicurati di avere sempre un atteggiamento positivo, propositivo, simpatico e disponibile; ringrazia il pubblico nelle fasi in cui è opportuno farlo; rispondi a qualsiasi domanda, anche quella ostica senza far trapelare fastidio; e dichiarati pronto a dare ulteriori chiarimenti a chi fosse interessato, dopo la conferenza. Stai molto attento a non vestire l’abito di chi sa una cosa e gli altri no, cioè stai attento a non assumere atteggiamenti supponenti, perché in questi casi la platea … trova sempre il modo di fartela pagare! L’unica volta che ti capiterà, ti ritornerà alla mente questo mio suggerimento. Fidati: è successo anche a me!

La provocazione è la tua opportunità

Se qualcuno ti dovesse interrompere, porre domande scomode o fare affermazioni che ti possono mettere in difficoltà (ad esempio: “non sono d’accordo, non è vero quello che dice”) non perdere mai il controllo mettendoti in contrapposizione. L’obiettivo primario è quello di terminare la conferenza secondo la traccia stabilita. Inoltre, poiché la realtà è molto sfaccettata, potrebbe benissimo darsi che l’ipotesi raccontata dall’interlocutore abbia una sua validità, anche se smentisce in parte una tua dichiarazione. Meglio ammettere, restringendone la validità a quella specifica ipotesi.

Tieni presente che a volte le persone intervengono, in modo provocatorio ed anche a sproposito, perché si sono distratte ed hanno perso una parte del tuo ragionamento oppure per mettersi in luce nei confronti del resto del pubblico. Quindi la cosa migliore da fare è evitare di smentirli di fronte a tutti, ferendo il loro ego. Anzi ringraziali per l’intervento e rispondi anche ripetendo il concetto che era stato già detto.

Gestisci le domande finali

Alla fine del tuo intervento è buona norma dedicare qualche minuto alle Domande e Risposte, anche dette Q&A in inglese (Questions and Answers). E’ il momento finale per le eventuali richieste di approfondimento: più ne hai e più hai avuto successo! Dal numero di domande che ricevi, hai anche il livello d’interesse generato: più ne hai e più sei stato interessante.

Una conferenza deve rispettare i tempi stabiliti, quindi il suggerimento anche in questo caso è quello di rispondere in diretta, nel caso sia possibile farlo in modo semplice e breve, anche se meriterebbe molto più tempo.

Ti sarai reso conto che …

Per parlare in pubblico occorre porre particolare attenzione a numerosi aspetti, che possono decretano il successo o il fallimento della tua presentazione e la fiducia che puoi generare nella tua persona come professionista. Vuoi migliorare il tuo modo di preparare una relazione o con cui gestisci la tua platea? Contattami, insieme troveremo la soluzione per te!

Commenti

  1. Buongiorno Laura .
    Dovremmo approfondire la ” Tua materia ” , interessante .
    A volte nel Mio percorso lavorativo incontro personaggi che potrebbero avere bisogno ,
    urgentemente , di ” essere formati ” per un nuovo pubblico e quindi nuovi scenari .
    … sono piu’ bravo a parlare al telefono che a scrivere .
    Quindi se possiamo parlare di Lavoro , 3 minuti per capire se ho recepito la Tua Mission , ho bisogno di contattarti ( 347 663 9521 )
    Ciao Lady , Buona Domenica . cS

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