La mail è un potente strumento di comunicazione che ha il compito di costruire o mantenere le relazioni con le persone, che sono i tuoi destinatari. Questo lo sai già e immagino che potrebbe esserti utile avere qualche consiglio pratico, per scrivere una mail efficace. Se è così, sei capitato nell’articolo giusto!

Che tu stia scrivendo ad un tuo collega, ad un potenziale cliente o ad un fornitore cambia poco, se non i contenuti che vuoi trasferire e la diversa motivazione all’azione che devi indurre nel destinatario. Inoltre, una mail ben scritta valorizza la tua immagine professionale ed aumenta l’impatto del tuo messaggio.

Viviamo l’era della digitalizzazione e scrivere una mail efficace fa guadagnare a te e alla tua azienda i valori della professionalità e dell’efficienza.

Effettivamente scrivere una mail ben strutturata è semplice se … sai come farlo!

Da dove partiamo? Di seguito trovi alcuni suggerimenti per migliorare la tua scrittura e di conseguenza, rendere la tua comunicazione leggibile e… performante!

Scrivere una mail efficace per aumentare la performance aziendale

La mail di fatto è diventata nel tempo il sostituto della riunione che eviti di fare e per questo, farla bene diventa ancora più importante, visto che impatta sulla produttività dell’azienda.
A volte è puramente informativa, con cui aggiorni l’interlocutore sullo stato di avanzamento di un progetto. I criteri per valutare l’efficacia di una mail sono, in linea di massima, sempre gli stessi indipendentemente dal settore, per cui il metodo che ti racconto a seguire è applicabile a tutti i business, purché tu riesca a personalizzare i contenuti in base alle situazioni.

Vuoi parlarmi del tuo business specifico? Contattami pure, ed insieme troveremo la giusta strada per farti acquisire una marcia in più!

Quelle a seguire sono alcune indicazioni di base che, se applicate con costanza, ti portano a migliorare il tuo stile di scrittura delle mail e a farle diventare sempre più efficaci. Osserva i passi fondamentali, che sono i titoli dei paragrafi che trovi da qui in poi.

1) Oggetto della e-mail: il tuo obiettivo

Facci caso, quando scrivi una mail a che cosa presti più attenzione?

Quando riceviamo una mail, l’oggetto è ciò che ci fa decidere se leggiamo o cestiniamo e dunque … pensa quanto è importante!

 

come-scrivere-un-email-efficace

 

Nella maggior parte dei casi, dedichiamo il 90% del nostro tempo a scrivere la mail e solo il 10% a pensare all’oggetto, che invece è la grande sintesi del contenuto che vuoi trasferire e perfino la motivazione per cui devono leggere il testo che hai inviato.

Come si fa a scrivere un buon oggetto? Semplice: devi avere ben chiaro l’obiettivo che tu vuoi raggiungere con quella mail. A volte significa chiedere al destinatario di leggere con attenzione, perché ti deve una risposta, o addirittura di aprire un allegato, compilarlo e rimandartelo, cioè lo devi spingere a compiere addirittura tre azioni.

Cosa vuoi che accada e faccia il destinatario, deve essere ben chiaro a te, affinché tu possa trasferirlo all’altro, scrivendo. Questo aspetto non è semplice e pensa quanto possa essere incomprensibile al ricevente, nel caso in cui l’obiettivo non sia chiaro neanche allo scrivente! Se poi l’oggetto della mail non convince o fa intuire che fai perdere tempo, neanche sarà letta. Quindi … attenzione!

Perciò, strutturare mail che funzionano significa anche scrivere oggetti che funzionano. Come fare? Le parole sono importanti, ma non superare le cinque – sei parole. Scrivere un oggetto troppo lungo significa rischiare l’abbandono della lettura. Inoltre troppe parole confondono e fanno perdere di incisività, e quindi di efficacia, sia nella lettura sia nella comprensione.

Oltre che breve, il tuo oggetto dev’essere ovviamente chiaro. Perciò, scegliere le parole giuste è importante e per riuscire bene, scrivi le singole parole che, secondo te, non devi dimenticare nell’oggetto, in funzione del tuo obiettivo.

Evita parole che possano far chiudere a riccio l’interlocutore, ad esempio quelle parole che inducono il pensiero che stai cercando di vendere qualcosa, e magari sei pure sconosciuto al destinatario, quali:

  • Soldi
  • Gratis
  • Offerta
  • Opportunità

Vai dritto al punto: se con la mail vuoi invitare una persona ad un evento, la parola che non deve mancare è “invito …”. Se vuoi solo aggiornarla su un progetto scriverai “Aggiornamento …”.

Anche i punti esclamativi, i simboli dell’euro o del dollaro, piuttosto che scrivere tutto in maiuscolo sono tutti da evitare. Ricorda che scrivere tutto in maiuscolo è equivalente ad urlare. Sei sicuro che vuoi che il destinatario riceva il tuo messaggio con un urlo?

Al contrario, fai capire al tuo destinatario il vantaggio che riceverà nel proseguire la lettura e vedrai che … leggerà!

Insomma: libera la tua creatività per distinguerti dagli altri, mantenendo sempre uno stile professionale ed accattivante.

2) Chi è il destinatario

Per partire con il piede giusto ti suggerisco di metterti dall’altra parte, da quella del ricevente. Immagina quanto lui possa conoscere dell’argomento di cui stai per scrivere e intuirai meglio cosa esporre e cosa evitare. Ricorda che chi scrive sa perfino troppo di un argomento e che non è necessario che il destinatario venga messo a conoscenza di tutta una serie di dettagli che il mittente conosce.

Inoltre, ciascuna mail viene inviata ad una persona o ad un gruppo di persone, che rappresentano il target a cui vuoi comunicare. Pertanto, il primo passo che dovrai compiere è scrivere in modo che il tuo pubblico possa comprendere appieno il tuo messaggio, sia nel caso della persona singola sia nel caso del gruppo di persone, ed ora … personalizzalo proprio per quel destinatario ed ogni tanto chiediti “Mi starà ancora seguendo?” oppure “Gli sarà utile questa informazione o cancello?”.

Ti sembra scontato? Non lo è affatto. Capita, infatti, che il mittente compia l’errore di scrivere mail che per lui sono chiarissime, ma non lo sono per il suo lettore. Ad esempio, magari avrai le aperture di un articolo, ma non i click al tuo sito web, che potrebbe essere il vero obiettivo di una tua mail!

 

come-scrivere-una-mail-efficace

 

Infine scegli lo stile di scrittura, formale o informale, in funzione di quel destinatario: è una persona a cui puoi scrivere dando del tu o devi usare il lei? E vedi che già iniziamo a mettere a fuoco il come mi rivolgerò a questa persona.

3) Sviluppo del testo e apertura

Lo sviluppo del contenuto passa per le seguenti fasi: apertura, corpo centrale e chiusura.
Dopo l’oggetto occorre scegliere la miglior formula di apertura da usare. Se scrivi a persone che non conosci, con cui non hai alcun rapporto confidenziale, puoi esordire come si faceva con le care vecchie lettere, con un “Gentile Dottor Bianchi”. Il “Gentile” è stato sdoganato anche per gli uomini in questi ultimi anni, anche se una quindicina di anni fa era riservato solo alle donne e per gli uomini si usava “Egregio”.

Il linguaggio cambia con l’evoluzione della società e la nostra è diventata molto meno formale. Inoltre ricorda che anche la mail è un mezzo di comunicazione informale, per questo motivo ti consiglio di evitare troppe maiuscole. Alcuni esempi? Scrivi “suo” e non “Suo” oppure “lei” e non “Lei”.

Invece, quando scrivi a persone che conosci bene, puoi esordire con un “Cari colleghi” o “carissimi”.

L’attacco, o frase di apertura, deve già far capire perché il lettore deve leggere la mail oppure perché tu gli stai scrivendo. In questa prima fase il tuo obiettivo è “acchiappare” il tuo lettore. Inizia con lo scrivere subito la cosa più importante che vuoi comunicare. Il tuo destinatario ha poco tempo a disposizione, proprio come te, e molte mail da leggere ogni giorno: vai al nocciolo della questione e poi sviscera tutto quello che hai da dire.

Essere diretti, senza girarci troppo intorno, aiuta la comprensione. Ricorda che le parole sono come gli oggetti: più ne usi e più confondi!

4) Meta comunicazione e corpo centrale

La meta comunicazione è la struttura del discorso, cioè il filo rosso che lega gli argomenti. Più la struttura è chiara e intuibile anche al lettore, e più la nostra comunicazione è comprensibile.

Per capire come organizzare la meta comunicazione, ci viene in aiuto la tecnica anglosassone delle 5W, di cui scriverò tra poco.

Prima di questa, ci serve un’altra tecnica per costruire la nostra “tabella di marcia” degli argomenti che dovranno esserci e di cui non mi posso dimenticare di scrivere. Io l’ho soprannominata la “Tecnica del memotak”. In sostanza, scrivi su un memotak o su un foglio d’appunti, le parole chiavi degli argomenti che ci devono assolutamente essere. Un esempio: se sto invitando una persona ad un evento dove sono relatore, le parole chiavi saranno “Titolo evento e tema; invito e motivo; io relatore sul tema; dove; quando; risposta”. In questo modo hai l’elenco di ciò di cui devi scrivere ed ora … bisogna organizzare il testo.

5) La tecnica delle 5W e chiusura

Chi lavora nel giornalismo è probabile che conosca questa tecnica, che da lì proviene. Per chi non la conosce, è una tecnica per strutturare il contenuto ed è basato sulle 5W che indicano:

  • Who
  • What
  • When
  • Where
  • Why

Quindi: Chi, Cosa, Quando, Dove e Perché.

Chi: individua il soggetto.
Cosa: qual è l’oggetto del tuo argomento? Quali gli aspetti principali?
Quando: è la variabile “tempo” che a volte c’è e a volte no. Potrebbe essere il periodo in cui si svolge ciò di cui stai scrivendo oppure lo puoi intendere come “entro quando far fare qualcosa”.
Dove: esiste un luogo particolare in cui si svolge l’attività oggetto del testo? Oppure, da dove nasce il problema di cui tratti nel testo della mail?
Perché: è la causa per cui scrivi e per essere davvero efficace, il “Perché” è bene che sia all’inizio della mail, cioè immediatamente dopo o dentro l’apertura.

 

come scrivere una mail efficace

 

L’ordine delle 5W non è casuale e va rispettato, perché determina anche l’ordine di priorità dei contenuti su cui informi l’altro. Non è detto che ognuna di queste variabili meriti un paragrafo dedicato: spesso “where” e “when” sono nella stessa riga, così come “who” si cita all’inizio della frase, visto che in genere è il soggetto, e magari non si ha neanche bisogno di parlarne di nuovo.

Il “cosa” potrebbe meritare più paragrafi. E’ bene separare con una riga vuota i paragrafi in cui parli di argomenti diversi, perché intuitivamente chi legge percepisce che con il salto riga … qualcosa cambia, cioè parli di altro. La riga vuota è necessaria sia quando passi dal “what” al “where”, sia quando passi da un paragrafo “what” ad un altro, sempre “what”, che tratta di un altro argomento.

Secondo la tradizione giornalistica anglosassone, un giornalista dovrebbe rispondere alle domande delle 5W per strutturare meglio l’articolo. Magari non sei un giornalista però sei alla ricerca di soluzioni per scrivere mail coinvolgenti e pensi che usare le frasi che in genere tutti usano, sia meglio.

Sappi che tutti noi dedichiamo pochissima attenzione alle frasi fatte, tanto è vero che nel giornalismo non le permettono.

La frase fatta, che usiamo frequentemente in chiusura di mail, è utile quando sei stanco e poco creativo, perché ti consente di portare a termine rapidamente il lavoro, ma devi sapere che il rischio è … che chi ti legge, lo fa con scarsissima attenzione!

6) Ottimizza il tuo messaggio con le regole del Non Verbale

L’ultima indicazione che mi sento di fornirti è quella di evitare l’effetto muro, cioè la colata indistinta di righe nere, una dietro l’altra, che appesantisce tanto la lettura e crea l’effetto “Non lo leggo ora”, rischiando che non lo farà neanche in futuro.

Alleggerisci la mail per invogliare la lettura e questo lo ottieni suddividendo i paragrafi con righe vuote. Il testo risulta così all’impatto visivo: ben organizzato, ordinato e quindi … più leggibile! In questo modo aiuti il tuo interlocutore.

Non esagerare con gli elementi grafici, cioè grassetti, sottolineati, elenchi puntati e numerati e magari anche immagini. Grassettare tante parole significa renderle indistinte e quindi non serve. Evidenzia al massimo quelle 3 o 4 che vuoi che il lettore noti maggiormente.

 

come scrivere mail efficace

 

Anche per il font del testo adotta un carattere ben leggibile dai diversi dispositivi (mobile, desktop e tablet), altrimenti il tuo lettore potrebbe avere problemi nella lettura del tuo messaggio!

Un altro trucchetto di scrittura efficace è l’uso degli elenchi puntati (quando serve). Questi aiutano ad esporre una serie di dati in una forma più immediata, rendendoli facilmente visibili e memorizzabili.
Per esempio, quando ti trovi a parlare di un prodotto, puoi elencare le sue qualità distintive, usando un elenco puntato, per metterle ancora più in evidenza!

Immagini: è bene usarne poche e contestualizzate a ciò di cui parli. Evita immagini astratte e tutte quelle difficili da collegare al tema di cui tratti. L’immagine, se scelta adeguatamente, parla più di mille parole!

Infine gli allegati. Se devi andare in tanti dettagli, è meglio dividere il testo della mail, in cui inquadri le motivazioni che ti hanno portato a scrivere, il cosa ti aspetti che la persona faccia e presenti il contenuto dell’allegato a grandi linee, rimandando tutta una serie di informazioni dettagliate al documento che … ricorda … è da aprire! Ed è un passaggio ulteriore che chiedi al tuo lettore di fare. Non è detto che lo apra!

I suggerimenti appena descritti sono alcuni aspetti da considerare ogni volta che ti ritrovi a scrivere una mail. La chiarezza espositiva è il filo conduttore che lega tutti i punti, per il resto sarà tutta farina del tuo sacco! Buona fortuna e ricordati che, se volessi approfondire l’argomento sono qui, contattami pure!

Commenti

  1. Come al solito, Laura i tuoi consigli sono preziosissimi.

    Ho trovato estremamente interessante tutta la condivisione sulle mail. Mi accingo a fare i cambiamenti suggeriti.

    Ti farò sapere in separata sede come andrà.

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